1日もあればあっという間に読める。残業だらけ・休めない働き方を変えるためのヒント集。
職場の問題地図 ~「で、どこから変える?」残業だらけ・休めない働き方
- 作者: 沢渡あまね,白井匠
- 出版社/メーカー: 技術評論社
- 発売日: 2016/09/16
- メディア: 単行本(ソフトカバー)
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自分にも当てはまるなあと思いながら読んだ。特に、覚えておきたいことを整理してまとめる。
1.4つの観点で職場の問題点を捉える。
4つとは、制度、個人スキル、プロセス、場の4つ。多くの企業が取り組んでいるのは、制度と個人スキル。制度とは、定時退社日の設定だったり、残業規制だったり。個人スキルは、プレゼンテーション研修だったり、管理職研修。プロセスはわかるんだけど、場ってなんだろう?
2.一気に100点をとろうとしない。
野球で例えると、サヨナラホームランを狙うのではなく、こつこつ追加点を狙う。要は、期限ギリギリでダメ出しをくらわないように、途中で上司とのズレがないかの確認作業をする。これよくある。しかも期限ギリギリで間に合えば良いけど、間に合わないという。
3.日程調整の返信はすぐにする。
時間が経つと、また再調整しないとならないので。これもよくある。相手の時間を無駄にしているな、と思った。
4.完成形をポンチ絵で書く。
ポンチ絵とは、ささっと手書きをしたラフ絵。手間をかけずに相手と結果のイメージを合わせるための有効な手段。自分の頭を整理するのにも、有効だと思った。
5.5つの要素で仕事をとらえる。
自分がわかりやすいように本書とはちょっと変えて整理
(1)目的:なんのため、誰のためにするのか。
(2)結果:完成状態は?期限は?提出先は?
(3)入力:結果を生むために必要な情報、材料、ツール
(4)関係者:巻き込むべき関係者は?
(5)効率:仕事のスピードは?コストは?人員は?
(3)〜(5)が仕事をしている経過。この5つのどこかに問題があると、仕事がうまくまわらなくなる。
6.「無駄な会議」と「会議の無駄」を減らす4つの対策
これが仕事をしてずっとテーマかもしれない。会議はなければない方が良いとさえ思っている。
(1)会議の目的(種類)とゴールを確認する
5つの会議の種類から選ぶ
①意思決定、②報告、③連絡、④情報共有、⑤アイディア出し
(2)出席者選びを慎重に
(3)議事録を取りやすい発言を
①所要時間を示し、相手の都合を確かめる
②まず「報」か「連」か「相」かを伝える
③結論を伝える
④論点を数で示す
※報・連・相と同じ
(4)決定事項・宿題事項・次回予告で終わる
7.仕事の所要時間を見積もる
これ、苦手。所要時間を短縮していくためにの方法
(1)共通の業務プロセスを定義する
(2)測定する(かかる時間を図る)
(3)改善する
8.なぜ、その仕事は、その人しかわからない状況になるか。
(1)人間には承認欲求があるため、自分にしかできない仕事があると自分の存在意義を感じるから。よって、その人が開示することが評価されるような仕掛けをする。
(2)マニュアルは引き継ぎの時に作ってしまう。嫌な仕事ほどマニュアル化してしまう。
確かに。
9.なぜ、「誰が何をやっているかわからない状態」が生まれるのか
(1)会話がない
(2)話しかけづらい空気
(3)常に時間がない
(4)他人のやり方を知る場がない
これも、まさしく、と思った。この原因を改善すれば、誰が何をやっているかわからない状態がなくなるのか?
10.実態が上司や経営層に伝わっていない。
結果「しか」報告していないから。報告すべきは「プロセス」。プロセスのどこを測定するかを考える。