北の凡

いろいろあるけれど、それでいい

残業だらけ・休めない働き方を変える

1日もあればあっという間に読める。残業だらけ・休めない働き方を変えるためのヒント集。

職場の問題地図 ~「で、どこから変える?」残業だらけ・休めない働き方

職場の問題地図 ~「で、どこから変える?」残業だらけ・休めない働き方

 

自分にも当てはまるなあと思いながら読んだ。特に、覚えておきたいことを整理してまとめる。

 

1.4つの観点で職場の問題点を捉える。

4つとは、制度、個人スキル、プロセス、場の4つ。多くの企業が取り組んでいるのは、制度と個人スキル。制度とは、定時退社日の設定だったり、残業規制だったり。個人スキルは、プレゼンテーション研修だったり、管理職研修。プロセスはわかるんだけど、場ってなんだろう?

 

2.一気に100点をとろうとしない。

野球で例えると、サヨナラホームランを狙うのではなく、こつこつ追加点を狙う。要は、期限ギリギリでダメ出しをくらわないように、途中で上司とのズレがないかの確認作業をする。これよくある。しかも期限ギリギリで間に合えば良いけど、間に合わないという。

 

3.日程調整の返信はすぐにする。

時間が経つと、また再調整しないとならないので。これもよくある。相手の時間を無駄にしているな、と思った。

 

4.完成形をポンチ絵で書く。

ポンチ絵とは、ささっと手書きをしたラフ絵。手間をかけずに相手と結果のイメージを合わせるための有効な手段。自分の頭を整理するのにも、有効だと思った。

 

5.5つの要素で仕事をとらえる。

自分がわかりやすいように本書とはちょっと変えて整理

(1)目的:なんのため、誰のためにするのか。

(2)結果:完成状態は?期限は?提出先は?

(3)入力:結果を生むために必要な情報、材料、ツール

(4)関係者:巻き込むべき関係者は?

(5)効率:仕事のスピードは?コストは?人員は?

(3)〜(5)が仕事をしている経過。この5つのどこかに問題があると、仕事がうまくまわらなくなる。

 

6.「無駄な会議」と「会議の無駄」を減らす4つの対策

これが仕事をしてずっとテーマかもしれない。会議はなければない方が良いとさえ思っている。

(1)会議の目的(種類)とゴールを確認する

 5つの会議の種類から選ぶ

 ①意思決定、②報告、③連絡、④情報共有、⑤アイディア出し

(2)出席者選びを慎重に

(3)議事録を取りやすい発言を

 ①所要時間を示し、相手の都合を確かめる

 ②まず「報」か「連」か「相」かを伝える

 ③結論を伝える

 ④論点を数で示す

 ※報・連・相と同じ

(4)決定事項・宿題事項・次回予告で終わる

 

7.仕事の所要時間を見積もる

これ、苦手。所要時間を短縮していくためにの方法

(1)共通の業務プロセスを定義する

(2)測定する(かかる時間を図る)

(3)改善する

 

8.なぜ、その仕事は、その人しかわからない状況になるか。

(1)人間には承認欲求があるため、自分にしかできない仕事があると自分の存在意義を感じるから。よって、その人が開示することが評価されるような仕掛けをする。

(2)マニュアルは引き継ぎの時に作ってしまう。嫌な仕事ほどマニュアル化してしまう。

確かに。

 

9.なぜ、「誰が何をやっているかわからない状態」が生まれるのか

(1)会話がない

(2)話しかけづらい空気

(3)常に時間がない

(4)他人のやり方を知る場がない

これも、まさしく、と思った。この原因を改善すれば、誰が何をやっているかわからない状態がなくなるのか?

 

10.実態が上司や経営層に伝わっていない。

結果「しか」報告していないから。報告すべきは「プロセス」。プロセスのどこを測定するかを考える。